随着信息时代的快速发展和计算机普及率的提高，普通传真机手工收发传真的种种弊端，在办公智能化的大环境下日益凸显，传真服务器系统正是基于这样的需求应运而生的。
一、传真服务器的组成与部署
传真服务器由传真软件部分和传真板卡部分组成，在局域网环境下，把一台计算机作为服务器，在此服务器上安装传真服务器软件和传真板卡，并且使该板卡与传真线路相连，局域网中的用户使用其计算机中的浏览器客户端，或在计算机桌面安装传真客户端软件，通过访问该服务器实现传真的收发与管理工作。
二、传真服务器的处理机制
计算机内部处理的信息是数字信号，所以计算机生成的是数字信号，能识别的也是数字信号。但电话线是模拟线路，通过电话线传输的数据是模拟信号。所以服务 器中需要安装传真板卡，在发送时通过传真板卡将数字信息编码为模拟信号，使之在电话线上进行传输；在接收时传真板卡把电话线路传过来的模拟信号解码为数字信号。
三、传真服务器的运作方式
传真服务器是一套软件系统，该系统使用原有的传真线路，支持多条传真线路与多用户使用，用户在其计算机中即可访问服务器收发与管理传真。发送传真时，用户通过局域网，将文档传送到服务器中，由服务器把该文档转换成传真机能接收的通用图形格式即TIF格式，然后通过传真软件控制传真板卡，经PSTN电话线路把文档发送至目标传真设备上。接收传真时，传真服务器收到传真后，经过传真服务器软件识别判断后，传真件自动路由至具体收件人的传真收件箱中。